Відповідно до п.п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються, зокрема кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ПКУ.
До підтвердних документів належать: транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у т. ч. електронні квитки); документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси; документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти; документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів; інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із змінами та доповненнями. При цьому, інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.
Відповідно до абзацу четвертого п. 5 розд. ІІ, п.п. «д» п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59 та п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» із змінами та доповненнями (далі – Постанова № 98) витрати на харчування, вартість якого включена, зокрема до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.
Якщо вартість харчування працівника відрядженого в межах України або закордон включається до проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовуються в розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови № 98, зокрема 80 відс. – при одноразовому, 55 відс. – дворазовому, 35 відс. – триразовому харчуванні (абз.5 п. 5 розд. ІІ, п.п. «г» п.п. 16.2 п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59).
Враховуючи викладене, витрати, понесені працівником юридичної особи (роботодавця), що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, під час його відрядження у межах України або за кордон, на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документу, відносяться до складу добових витрат, розмір яких визначено п.п. 170.9.1 ст. 170 ПКУ, та не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника.
Разом з тим, якщо юридична особа (роботодавець) повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, то витрати, понесені працівником такого роботодавця, під час відрядження у межах України або за кордон, на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документу, відносяться до складу добових витрат, розмір яких встановлено Постановою № 98, і не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.
(Джерело: ДПСУ)