Працівникові, що виконав місячну норму праці, потрібно нарахувати заробітну плату не нижче за мінімальну. Якщо він не виконав норму праці, гарантований розмір мінзарплати визначається пропорційно до відпрацьованого часу. Таке правило встановлює стаття 31 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР .
Суми середнього заробітку за час відпустки не враховуються до зарплати для забезпечення її мінімального розміру (лист Мінсоцполітики від 13.02.2017 р. № 322/0/101-17/282).
Якщо відпустка припадає не на один календарний місяць, а на кілька, суму відпускних слід розподілити пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки відповідного місяця (пп. 1.6.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5).
Доходи у вигляді заробітної плати включаються до загального оподатковуваного доходу платника відповідно до підпункту 164.2.1 Податкового кодексу України . Із суми відпускних утримується ПДФО за ставкою 18%.
Як і зарплату, суму відпускних слід враховувати, коли визначається граничний розмір доходів, що дає право застосовувати податкову соціальну пільгу (далі – ПСП). Перехідні відпускні розподіляються між відповідними місяцями їх нарахування (п.п. 169.4.1 ПКУ).
ПСП застосовується до доходу у вигляді заробітної плати, якщо його місячний розмір не перевищує суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, що діє для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 грн (абз. 1 п.п. 169.4.1 ПКУ). У 2018 році гранична сума доходу для застосування ПСП становить 2470 грн.
Об’єкт оподаткування ПДФО під час нарахування відпускних зменшується на суму ПСП (якщо є право на неї) (пп. 164.6 ПКУ). Однак її можна застосувати лише тоді, коли буде відомий загальний місячний дохід. Позаяк відпускні нараховують і виплачують не пізніше як за три дні до початку відпустки (ст. 21 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР), загальний місячний дохід працівника невідомий. Тому під час оподаткування відпускних ПСП не застосовується.
Із сум відпускних одночасно з ПДФО утримується і військовий збір (пп. 1.2 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Ставка збору – 1,5%. Під час оподаткування заробітної плати військовим збором ПСП не застосовується.
Відпускні як один із елементів заробітної плати є базою для нарахування ЄСВ (абз. 1 п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464VI). На відпускні осіб з інвалідністю ЄСВ нараховують за ставкою 8,41%, на зарплату за час відпуски решти працівників – 22%.
ЄСВ нараховують у межах максимальної бази нарахування (ч. 3 ст. 7 Закону № 2464). Щоб порівняти суми відпускних із максимальною базою нарахування ЄСВ, слід розподілити їх між місяцями, за які такі суми були нараховані (пп. 2 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449). Тобто перехідні відпускні за кожен місяць у сумі із зарплатою необхідно порівнювати із максимальною базою. Звичайно, якщо сума відпускних перевищує максимальну величину нарахування ЄСВ, обмеження застосовується вже під час нарахування ЄСВ на відпускні.
Під час нарахування ЄСВ сума відпускних, що припадає на кожен із місяців відпустки, може бути меншою за розмір мінзарплати. Проте з розміру мінімальної зарплати ЄСВ не нараховується. Адже сукупно із заробітною платою відповідного місяця дохід працівника може бути більшим за розмір мінімальної зарплати. Тоді застосовувати правило мінімального страхового платежу не потрібно.
Отже, щоб нарахувати ЄСВ, перехідні відпускні слід розподілити між місяцями відпустки пропорційно до кількості днів відпустки. ЄСВ нараховується на фактичну суму відпускних, адже загальна сума доходу як за поточний місяць, так і за наступний, невідома.
Нараховуючи заробітну плату за місяць початку відпустки, суму відпускних потрібно додати до заробітної плати. Якщо загальний дохід менший за мінімальний розмір заробітної плати, ЄСВ нараховується на мінімальний розмір заробітної плати. Слід взяти до уваги вже нараховану на відпускні суму ЄСВ. Якщо загальний дохід перевищує мінімальний розмір заробітної плати, ЄСВ нараховується на фактичний розмір нарахованої зарплати.
Аналогічно нараховується ЄСВ, коли обчислюється заробітна плата за місяць закінчення відпустки.