Типова форма штатного розпису, затверджена наказом Мінфіну України вiд 28.01.2002 р. № 57, є обов’язковою для підприємств, установ, організацій бюджетної сфери. Підприємства інших форм власності та господарювання використовують типову форму штатного розпису як зразок під час власного кадрового та бухгалтерського обліку працівників.
Обов’язковим у штатному розписі є зазначення назви посад, чисельності персоналу і окладів по кожній посаді. Згідно з п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Мін’юсту України, Мінсоцзахисту населення України від 29.07.93 р. № 58, записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у національному класифікаторі України «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327 (далі — класифікатор професій), який призначений для застосування всіма суб’єктами господарювання.
Відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.
Штатний розпис, як правило, запроваджується з початку календарного року і діє протягом усього цього року. Обмеження щодо терміну затвердження штатного розпису є лише для бюджетних установ. У небюджетних підприємствах періодичність затвердження штатного розпису законодавством не визначено.
Підставами для перегляду та внесення відповідних змін до штатного розпису можуть бути, зокрема, зміна структури підприємства або перейменування структурних підрозділів, введення (виведення) штатних одиниць, зміна розміру посадових окладів (тарифних ставок (окладів), назви посад, розрядів, категорій тощо.
Крім того, наказом від 15.05.2018 р. № 511 Мінфіном України внесено зміни до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого власним наказом від 14.04.2015 р. № 435, згідно з якими Порядок та форми звітності викладено у новій редакції. У таблиці 5 форми № Д4 додано 4 графи для відображення інформації про посаду, яку обіймає працівник (виконувану роботу), а саме, професійна назва роботи, код загальносоюзного класифікатора професій, посад та тарифних розрядів (код ЗКППТР), код класифікатора професій (код КП), назва посади.
Недотримання вимог щодо визначення найменування посади (професії) відповідно до вимог класифікатора професій надалі може позбавити працівника деяких пільг та гарантій, зокрема, права на скорочений робочий день, додаткову відпустку, отримання доплат і надбавок до посадового окладу (тарифної ставки), пільгове пенсійне забезпечення.
Тобто, розроблення та перегляд штатного розпису мають здійснюватися з урахуванням вимог класифікатора професій та назви посад і професій мають відповідати назвам, визначеним у класифікаторі.
Згідно з частиною третьою ст. 32 Кодексу законів про працю України зміна найменування посад працівника є зміною істотних умов праці, про яку роботодавець має повідомити його не пізніше, ніж за два місяці.
(Джерело: Держпраці у Миколаївській області)