Згідно з пп. 170.9.1 Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI до оподатковуваного доходу не включають витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), здійснені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру МЗП, установленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, у розрахунку за кожен такий день.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 . При цьому інші підприємства можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.
Згідно з пп. 16.2 розд. III Інструкції № 59 добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовують у межах затверджених сум:
- За кожний день перебування у відрядженні, включно з днем вибуття та прибуття, — за нормами, установленими для держави, до якої відряджено працівника (якщо немає пересадок на інший транспортний засіб або зупинок у готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України або інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи).
Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до держави відрядження або повертаючись до місця постійної роботи, має пересадку на інший транспортний засіб або зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території інших іноземних держав, добові витрати за час проїзду їхньою територією відшкодовують у сумах, установлених для відповідних держав, з дня перетину кордону відповідної іноземної держави (згідно з датою, визначеною у транспортних квитках, рахунках за проживання в готелі (мотелі), іншому житловому приміщенні, або згідно з відмітками прикордонних служб про перетин кордону відповідної іноземної держави).
У разі перетину протягом доби кордону декількох іноземних держав (які не є державою відрядження) добові витрати відшкодовують у розмірі середнього арифметичного від сум, установлених для цих держав.
За день вибуття з України у відрядження за кордон, якщо немає пересадки на інший транспортний засіб або зупинки в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, добові витрати відшкодовують за нормами першої іноземної держави, у якій здійснюють пересадку (зупинку).
День прибуття в Україну (перетину кордону) — за нормами останньої іноземної держави, у якій здійснюють пересадку (зупинку).
За день перетину кордону держави відрядження (незалежно від пересадок та/або зупинок протягом доби на території інших іноземних держав під час перебування в дорозі до держави відрядження або повернення до місця постійної роботи) добові витрати відшкодовують за нормами, установленими для держави, до якої відряджено працівника.
- Якщо відряджений, перебуваючи в дорозі до іноземних держав або повертаючись із відповідної держави, має пересадкуна інший транспортний засібабо зупинку в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то відшкодовують витрати на відрядження за період проїзду територією України в порядку, передбаченому для службових відряджень у межах України.
При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України під час прямування у відрядження за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) під час повернення в Україну відшкодовують за нормами, установленими для відряджень за кордон. Якщо день вибуття у відрядження або день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи збігається з днем вказаної пересадки (зупинки), добові витрати за відповідний день вибуття або день прибуття відшкодовують за нормами, установленими для відряджень за кордон.
Якщо немає такої пересадки (зупинки), добові витрати відшкодовують за кожний день відрядження, включно з днем вибуття та прибуття, за нормами, установленими для відряджень за кордон.
(Джерело: категорія ЗІР 103.17)