Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та «Про електронні довірчі послуги».
Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.
Пунктом 10 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабміну від 29.12.2010 року № 1246, передбачено, що до ЄРПН приймаються ПН та/або РК, складені в електронній формі з накладенням:
- кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
- кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.
Визначення, зміна переліку уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації від імені платника податків, а також визначення їхніх повноважень здійснюється керівником платника податків.
У разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК до податкових накладних до закінчення граничного терміну їх реєстрації в ЄРПН, реєстрація ПН та/або РК здійснюється з накладенням КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).
(Джерело: категорія 101.17 ЗІР)