Укладення договору перевезення вантажу підтверджується складенням транспортної накладної (коносамента або іншого документа, встановленого транспортними кодексами (статутами)).
Товарно-транспортна накладна є документом, який складається вантажовідправником для оформлення перевезень вантажів відповідно до укладеного договору і використовується для проведення остаточних розрахунків за надані послуги з перевезення вантажів. Оформлена товарно-транспортна накладна має бути у водія транспортного засобу під час здійснення перевезень вантажів за договором перевезення.
Визнання витрат у бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 31.12.1999 № 318 зі змінами та доповненнями (далі – П(С)БО 16), та Міжнародного стандарту бухгалтерського обліку 2 (МСБО 2) «Запаси» від 01.01.2014.
Пунктом 1 ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» зі змінами та доповненнями визначено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Перелік документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 25 лютого 2009 року № 207, відповідно до п. 1 якої для водія юридичної або фізичної особи – підприємця, що здійснює вантажні перевезення на договірних умовах, в наявності серед інших документів має бути товарно-транспортна накладна. Застосування зазначених форм первинного обліку всіма суб’єктами господарської діяльності незалежно від форм власності є обов’язковим.
Відповідно до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 14.10.1997 № 363 зі змінами та доповненнями, товарно-транспортна документація – комплект юридичних документів, на підставі яких здійснюють облік, приймання, передавання, перевезення, здавання вантажу та взаємні розрахунки між учасниками транспортного процесу. Товарно-транспортна накладна – єдиний для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, та є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку, що може бути складений у паперовій та/або електронній формі та має містити обов’язкові реквізити, передбачені цими Правилами.
Тобто, у разі відсутності товарно-транспортної документації, яка підтверджує отримання послуг з перевезення вантажу, у тому числі товарно-транспортної накладної, які відносяться до первинних документів та на підставі яких ведеться бухгалтерський облік, платник податків при визначенні фінансового результату до оподаткування відповідно до правил бухгалтерського обліку не має підстав для врахування вартості таких послуг при формуванні собівартості придбаних (виготовлених) та реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг.
(Джерело: категорія 102.02 ЗІР)