Особа, яка помилково витратила кошти та готова їх повернути на рахунок чи у касу підприємства, згідно із пп. 170.9.2 ст. 170 Податкового кодексу України повинна скласти “Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт” до закінчення 5 банківського дня, що настає за днем, у якому він завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.
Крім того, відповідно до п. 4 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом МФУ від 28.09.2015 р. № 841 (далі – Порядок), якщо платник податку не повертає суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума, розрахована з урахуванням п. 164.5 ст. 164 ПКУ, підлягає оподаткуванню ПДФО відповідно до п. 167.1 ст. 167 ПКУ за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.
У разі, якщо працівник склав “нульовий” авансовий звіт на 5-ий банківський день від дати оплати товарів (послуг), проте не повернув кошти до чи під час складання звіту, то на підставі п. 4 Порядку можна зробити висновок, що такий працівник має право повернути кошти до кінця звітного місяця, у якому складений авансовий звіт без оподаткування цієї суми ПДФО та військовим збором.
Якщо працівник повернув кошти після закінчення звітного місяця, у якому настав граничний строк, підприємство повинне оподаткувати суму оплати товарів працівником ПДФО із застосуванням “натурального” коефіцієнта та військовим збором, які утримуються з його доходу (наприклад, заробітної плати) на підставі пп.. “г ” пп. 164.2.17 ст. 164 ПКУ.
Помилкове використання працівником корпоративної платіжної карти при оплаті послуг для особистого споживання не є порушенням податкового законодавства та лише передбачає відповідне звітування за використанні кошти з урахування вимог ПКУ.
(Джерело: лист ДПСУ від 14.04.2020 р. № 1515/6/99-00-05-04-01-06/ІПК)