На підприємстві має бути затверджений графік відпусток. Черговість їх надання визначається графіками, що затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників у відповідності до ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки» та ч. 4 ст. 79 Кодексу законів про працю України.
При складанні графіка відпусток враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та наявність можливостей для відпочинку. Також повинен враховуватися ряд категорій працівників, яким надається право на одержання відпустки за їх бажанням у зручний для них час, а саме:
• особам віком до вісімнадцяти років;
• інвалідам;
• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• одинокій матері (батьку), які виховують дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону України “Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту” ;
• батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.
Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.1984 р. № 213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Але пізніша дата складання графіка не буде порушенням, якщо вона зазначена в обліковій політиці підприємства.
Нормами законодавства не встановлено й форми графіка надання відпусток. Тому роботодавець може самостійно розробити форму такого документа.
Графіки відпусток мають доводитися до відома всіх працівників. Тобто роботодавець має ознайомити всіх працівників із ним під підпис.
Згідно ч. 11 ст. 10 Закон України «Про відпустки» у графіку, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом.
Під час планування можна врахувати й надання відпустки частинами за домовленістю між роботодавцем та працівником. Але при цьому слід дотримуватися правила щодо безперервної частини відпустки. Так, основна безперервна частина відпустки має становити не менше ніж 14 календарних днів.
(Джерело: Держпраці у Полтавській області)
