Якщо у скриньці РРО недостатньо готівки для повернення необхідної суми покупцеві, касир повинен звернутися до бухгалтерії підприємства, щоб з каси видали певну суму готівки для повернення покупцю.
Видача готівки із каси підприємства оформляється видатковим касовим ордером. Внесення готівки до скриньки РРО касир здійснює за допомогою операції «службове внесення».
Фізичні особи – підприємці касову книгу не ведуть.
У разі якщо у скриньці РРО, який використовується фізичною особою — підприємцем, недостатньо готівки, щоб повернути необхідну суму покупцеві, така особа вносить готівку до скриньки РРО за допомогою операції «службове внесення».
Реєстрація видачі коштів у разі повернення товару здійснюється шляхом реєстрації від’ємної суми тільки в разі забезпечення алгоритмом роботи РРО окремого накопичення у фіскальній пам’яті від’ємних сум розрахунків. Якщо РРО не забезпечує такого накопичення, то дозволяється реєструвати видачу коштів за допомогою операції «службова видача».
Під час видачі коштів покупцеві при поверненні товару видається розрахунковий документ, який має бути надруковано РРО і мати форму № ФКЧ-2 – фіскальний касовий чек (видаткового чека).
При цьому якщо сума коштів, виданих при поверненні товару чи рекомпенсації раніше оплаченої послуги, перевищує 100 грн, то матеріально відповідальна особа господарської одиниці або особа, яка безпосередньо здійснює розрахунки, повинна скласти акт про видачу коштів.
