Посадова інструкція є важливим елементом організації праці у будь-якому трудовому колективі і регламентує виконання працівником своїх функцій. Цей документ визначає організаційно-правове становище працівників та забезпечує умови для ефективної праці. Зазвичай, включає в себе короткий виклад основних обов’язків, повноважень і необхідних навичок, що відносяться до окремої посади на підприємстві. Застосування посадових інструкцій визначається нормативно-правовими документами, перш за все, статтею 29 КЗпП.
Відповідно пункту 2 статті 40 КЗпП, відсутність посадових інструкцій може викликати труднощі для керівництва підприємства в певних ситуаціях. Саме дані посадової інструкції можуть бути аргументом у спорі між роботодавцем та працівником. В посадовій інструкції прописано, що конкретно входить до кола обов’язків працівника. Адже, посадова інструкція складається для посади, а не для конкретної людини, що її обіймає.
Необхідність застосування посадової інструкції обумовлено й розділом «Загальні положення» Випуску №1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій (ДКХП).
Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі і повинні відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби мати необхідні пояснення, а всі терміни – чіткі визначення.
Під час складання посадових інструкцій потрібно використовувати:
— Класифікатор професій;
— кваліфікаційні характеристики професій згідно з ДКХП;
— нормативні документи підприємства;
— колективний договір (статут);
— правила внутрішнього трудового розпорядку.
Так, як посадова інструкція складається з розділів, то під час розробки необхідно використати єдиний загальноприйнятий підхід щодо їх побудови та забезпечити чітке і стисле формулювання змісту кожного розділу.
Відсутність посадових інструкцій може бути кваліфікована як порушення законодавства про працю .
(Джерело: Держпраці у Рівненській області ).