Відповідно до п. 1 розділу ІІІ Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого ЄСВ, затвердженого наказом Мінфіну України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), страхувальники, зокрема, які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань), у частині подання Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого ЄСВ до органів доходів і зборів (далі — Звіт) за таких осіб зобов’язані формувати та подавати Звіт протягом 20 календарних днів, що настають за останнім днем звітного періоду. Звітним періодом є календарний місяць.
Звіт подається за формою згідно з таблицею 1 додатка 4 до Порядку № 435.
В облікову кількість штатних працівників включаються всі наймані працівники, які уклали письмово трудовий договір (контракт) і виконували постійну, тимчасову або сезонну роботу, роботу один день і більше, а також власники підприємства, якщо крім доходу вони отримували заробітну плату на цьому підприємстві (п. 2.1 розділу 2 Інструкції зі статистики кількості працівників від 28.09.2005 р. № 286 (далі — Інструкція № 286).
При цьому Звіт формується та подається незалежно від того, чи нараховувався дохід найманим працівникам (застрахованим особам).
Тобто страхувальник, штатна чисельність якого складається з одного найманого працівника, який знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологам, зобов’язаний формувати таблицю 1 додатка 4 до Порядку № 435 з прочерками.
При цьому оскільки згідно з пп. 3.2.2 п. 3.2 розділу 3 Інструкції № 286 при обчисленні середньооблікової кількості штатних працівників облікового складу враховуються всі категорії працівників облікового складу, зазначені в пп. 2.4, 2.5 розділу 2 Інструкції № 286, крім працівників, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або у відпустці для догляду за дитиною, включаючи тих, які усиновили новонароджену дитину безпосередньо з пологового будинку, то в таблиці 1 додатка 4 до Порядку № 435 показник «Середньооблікова кількість штатних працівників за звітний період, осіб» не заповнюється, а в реквізиті «Штатна чисельність працівників» проставляється «1».
(Джерело: категорыя 301.06.01 ЗІР)