Порядок харчування працівників коштом підприємства слід прописати у трудовому або колективному договорі. Також можна оформити Положення про харчування працівників чи видати окремий наказ роботодавця. Такі документи повинні містити:
- схему організації харчування (безпосередньо в їдальні або в іншому приміщенні підприємства, із використанням послуг сторонньої організації тощо);
- джерела фінансування (коштом підприємства, самих працівників, дотаційні чи інші кошти);
- порядок проведення розрахунків (використання талонів, карток або інших інструментів, попередня оплата, розрахунок за певний період за працівників, утримання із заробітної плати, система знижок тощо).
Саме від цього залежатиме порядок оподаткування вартості харчування працівників.
Організація
Забезпечити працівників харчуванням можна через:
- заклад ресторанного господарства на підставі відповідного договору;
- власну їдальню або буфет.
Ще один варіант – компенсувати вартість харчування грошима.
У разі організації харчування в їдальні підприємства важливим є визначення статусу власного закладу ресторанного господарства, а саме: послуги надаються винятково працівникам підприємства або обслуговуються сторонні клієнти.
Якщо працівники харчуватимуться в закладі сторонньої організації, необхідно укласти з такою організацією відповідний договір. Визначте в ньому порядок ідентифікації працівників і фіксації отримання ними харчування (іменні картки, талони, реєстри, відомості тощо). Слід прописати схему розрахунків (повністю коштом роботодавця або частково за рахунок працівників, компенсація роботодавцем вартості харчування в межах певної суми, самостійна оплата харчування працівниками тощо), строки, періодичність, форми і порядок розрахунків, за потреби – алгоритм документообігу.
Як варіант організації – повністю або частково компенсувати харчування грошима.
Підприємство може видавати працівникам певну суму на харчування. Або ж працівники самостійно оплачують харчування, а потім надають підтвердні документи, на підставі яких виплачується компенсація.
Податкові наслідки
Незалежно від способу організації харчування працівників, з метою оподаткування податком на прибуток жодних коригувань робити не потрібно.
Нарахування, утримання і сплата ПДФО, ЄСВ та військового збору залежать від організації і документального оформлення харчування (Таблиця).
Таблиця. Податкові наслідки безкоштовного харчування працівників
| № | Вид забезпечення | ПДФО | Військовий збір | ЄСВ |
| 1 | Компенсація у грошовій або натуральній формі, що відповідає визначенню зарплати | + | + | + |
| 2 | Компенсація у грошовій або натуральній формі, що відповідає визначенню додаткового блага | + | + | + |
| 3 | Харчування без персоніфікації | – | – | – |
Якщо харчування працівників прописане в трудовому або колективному договорі, воно матиме «зарплатний» характер і його вважатимуть частиною зарплати як інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що їх включають до фонду зарплати (пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 № 5; далі – Інструкція № 5).
Щодо «зарплатного» харчування діють такі самі правила оподаткування ПДФО, як для зарплати. Тобто вартість харчування оподатковуйте за ставкою 18%.
Вартість «зарплатного» харчування також обкладається військовим збором за ставкою 1,5%. Застосовувати «натуральний» коефіцієнт у такому разі не потрібно.
На «зарплатне» харчування нараховується ЄСВ за ставкою 22%.
Якщо харчування працівників оформлене наказом (розпорядженням) керівника підприємства, то це вже – додаткове благо.
У такому разі вартість безоплатно отриманого платником харчування оподатковується ПДФО за ставкою 18%. Застосовується також «натуральний» коефіцієнт під час визначення бази.
У формі № 1ДФ вартість такого харчування зазначається з ознакою доходу «126».
Із доходу працівника у вигляді додаткового блага утримується військовий збір.
Харчування у вигляді додаткового блага – це не зарплата і не винагорода за ЦПД. Отже, за логікою ЄСВ на нього нараховувати не потрібно. Втім, згідно з пп. 2.3.4 Інструкції № 5 виплати соціального характеру в грошовій і натуральній формі, у т. ч. оплата харчування працівників, є компенсаційною виплатою, яка входить до фонду оплати праці. Тому податківці наполягають, що ЄСВ сплачувати також потрібно (лист ДФС від 13.10.2017 р. № 2233/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).
Організувавши для працівників безоплатний шведський стіл, об’єкта оподаткування ПДФО не виникатиме. Адже неможливо визначити, скільки продуктів спожила кожна окрема особа, а отриманий дохід у вигляді додаткового блага не можна персоніфікувати.
Отже, вартість такого харчування не можна розглядати як об’єкт оподаткування ПДФО (лист ДФС від 23.11.2016 р. № 25307/6/99-99-13-02-03-15). Не буде й об’єкта оподаткування військовим збором.
Вартість безоплатного харчування у вигляді шведського столу не є базою нарахування ЄСВ. Із цим погоджуються і податківці (лист ДФС від 22.03.2017 р. № 5683/6/99-99-13-02-03-15).
Що з ПДВ?
Залежно від способу харчування будуть різні й податкові наслідки.
У разі грошової компенсації працівникам витрат на харчування відсутнє ПДВ-постачання, але й податкового кредиту теж не буде, адже маємо господарську операцію між підприємством та працівником.
Якщо підприємство відмовилося від «посередницьких» ролей працівника і напряму придбає послуги з харчування в закладі харчування з ПДВ, то сума податку поповнить податково-кредитну скарбницю (за наявності податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН). Проте друга сторона медалі – нарахування податкових зобов’язань за безоплатні обіди. Для ПДВ-цілей така операція не що інше, як постачання (пп. «в» пп. 14.1.185 та пп. «в» пп. 14.1.191 ПКУ). Зобов’язання варто нараховувати, орієнтуючись на мінімальну базу – не нижче ціни придбання обідів (п. 188.1 ПКУ).
Ще один варіант – харчування у власній їдальні. Придбані з ПДВ товари та різноманітні харчові інгредієнти збільшують податковий кредит. Далі, якщо відбувається безкоштовна роздача обідів, то за аналогією з обідами в інших їдальнях з’являється обов’язок нарахування податкових зобов’язань виходячи з мінімальної бази.
Інколи роботодавці реалізують працівникам продукти харчування (готові страви).
Наприклад, для своїх – знижка 50%. На дату реалізації з’являється обов’язок нарахування податкових зобов’язань. Проте тут родзинка в мінімальній базі для ПДВ.
Якщо продукти харчування (готові страви):
- придбавались готовими, то мінімальна база для ПДВ – ціна їх придбання;
- готувалися у власній їдальні – звичайна ціна (п. 188.1 ПКУ).
Якщо постачання харчування нижче мінбази – слід донарахувати податкові зобов’язання.