Документальна позапланова перевірка здійснюється за наявності таких підстав: розпочато процедуру реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи або підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця, закриття постійного представництва чи відокремленого підрозділу юридичної особи, в тому числі іноземної компанії, організації, порушено провадження у справі про визнання банкрутом платника податків або подано заяву про зняття з обліку платника податків (пп. 78.1.7 п. 78.1 ст. 78 Податкового кодексу).
Про проведення документальної позапланової перевірки керівник (його заступник або уповноважена особа) контролюючого органу приймає рішення, яке оформлюється наказом(п. 78.4 ст. 78 Кодексу).
Право на проведення документальної позапланової перевірки платника податків надається лише у випадку, коли йому до початку проведення зазначеної перевірки вручено у порядку, визначеному ст. 42 Кодексу, копію наказу про проведення документальної позапланової перевірки.
Допуск посадових осіб контролюючих органів до проведення документальної позапланової виїзної перевірки здійснюється згідно із ст. 81 Кодексу. Документальна позапланова невиїзна перевірка здійснюється у порядку, передбаченому ст. 79 Кодексу (п. 78.5 ст. 78 Кодексу). Документальна позапланова невиїзна перевірка проводиться посадовими особами контролюючого органу виключно на підставі рішення керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу, оформленого наказом, та за умови вручення платнику податків (його представнику) у порядку, визначеному ст. 42 Кодексу, копії наказу про проведення документальної позапланової невиїзної перевірки та письмового повідомлення про дату початку та місце проведення такої перевірки (абзац перший пп. 79.2 ст. 79 Кодексу).
Тривалість перевірок, визначених у ст. 78 Кодексу, не повинна перевищувати 15 робочих днів для великих платників податків, щодо суб’єктів малого підприємництва — п’яти робочих днів, для фізичних осіб — підприємців, які не мають найманих працівників, за наявності умов, визначених в абзацах третьому — восьмому п. 82.2 ст. 82 Кодексу — три робочі дні, інших платників податків — 10 робочих днів (абзац перший п. 82.2 ст. 82 Кодексу).
Продовження строків проведення перевірок, визначених у ст. 78 Кодексу, можливе за рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу не більш як на 10 робочих днів для великих платників податків, щодо суб’єктів малого підприємництва — не більш як на два робочих дні, інших платників податків — не більш як на п’ять робочих днів (абзац другий п. 82.2 ст. 82 Кодексу).
Згідно з абзацом першим п. 85.2 ст. 85 Кодексу платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
За наявності письмового звернення платника податків замість документальної невиїзної перевірки може проводитися документальна виїзна перевірка (п. 79.5 ст. 79 Кодексу).
Абзацами першим, третім — четвертим п. 86.1 ст. 86 Кодексу визначено, що результати перевірок (крім камеральних та електронних перевірок) оформлюються у формі акта або довідки, які підписуються посадовими особами контролюючого органу та платниками податків або їх законними представниками (за наявності). У разі встановлення під час перевірки порушень складається акт. Якщо такі порушення відсутні, складається довідка.
Строк складення акта (довідки) про результати перевірки не зараховується до строку проведення перевірки, встановленого Кодексу (з урахуванням його продовження).
У разі незгоди платника податків з висновками акта (довідки) такий платник зобов’язаний підписати такий акт (довідку) перевірки із зауваженнями, які він має право надати разом з підписаним примірником акта (довідки) або окремо у строки, передбачені Кодексом. Таким чином, якщо розпочато процедуру реорганізації юридичної особи (крім перетворення), припинення юридичної особи, припинення (закриття) постійного представництва чи відокремленого підрозділу юридичної особи, в тому числі іноземної компанії, організації, порушено провадження у справі про визнання банкрутом платника податків або подано заяву про зняття з обліку платника податків, контролюючим органом обласного рівня приймається рішення про проведення документальної позапланової перевірки платника податків.
При цьому термін прийняття керівником (його заступником або уповноваженою особою) контролюючого органу обласного рівня рішення про призначення документальної позапланової перевірки в таких випадках Кодексом не визначено.