У п.6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, зазначено, що у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду у разі пожежі.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого знаходиться підприємство, а також ДФС у 10-денний строк.
У разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха (на день після закінчення явищ) обов’язковим є проведення інвентаризації в обсязі, визначеному керівником підприємства. Це передбачено абзацом сьомим п.7 р.I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.
Крім того, варто пам’ятати, що для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (абзац перший п.44.1 ст.44 ПКУ). Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання таких документів, а також документів, пов’язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності (абзац перший п.44.3 ст.44 ПКУ).