Подання документів засобами електронного зв’язку в електронній формі здійснюється платниками відповідно до норм Податкового кодексу України та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557 (в редакції наказу МФУ від 01.06.2020 №261), на підставі договору про визнання електронних документів, який укладається шляхом приєднання автора електронного документа до договору в цілому шляхом надсилання будь-якого електронного документа, який надійшов у встановленому форматі з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу та електронних довірчих послуг і прийнятий вперше контролюючим органом.
Пунктом 4 розд. ІІІ Порядку №557 передбачено, що до Повідомлення вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів. На сформоване Повідомлення першими накладаються кваліфіковані електронні підписи усіх осіб, включених до Повідомлення, у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, після них – кваліфікований електронний підпис керівника і останньою – печатка (за наявності).
Перша квитанція, що формується за результатами зазначеної в п. 7 розд. II Порядку №557 автоматизованої перевірки Повідомлення, надсилається автору протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, в іншому разі – протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Друга квитанція формується автоматично та є підтвердженням про прийняття або повідомленням про неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.
У разі тимчасової відсутності (відпустка, лікарняний) головного бухгалтера на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфікований електронний підпис керівника (директора) та печатка (за наявності).
При тимчасовій відсутності (відпустка, лікарняний) директора (керівника) на сформовану податкову звітність в електронному вигляді накладаються кваліфіковані електронні підписи посадових осіб, яким делеговано право підпису, шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
- першим – головного бухгалтера;
- другим – особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
- третім – печатка (за наявності).
(Джерело: ДПС у Тернопільській області)